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Doppelte Buchführung: Das sollten Unternehmer wissen

Alles was Sie wissen müssen: Die Doppelte Buchführung im Unternehmen
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 10.09.2019

Unternehmer können ihren Gewinn nach der einfachen oder nach der doppelten Buchführung ermitteln. Hier lesen Sie, welche Unterschiede es zwischen einfacher und doppelter Buchführung gibt, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und wann ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung sinnvoll sein kann.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Die doppelte Buchführung (auch: "doppelte Buchhaltung" oder "Doppik") wird häufig auch als Bilanzierung oder kaufmännische Buchführung bezeichnet. Folgende Unternehmer sind nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) zur doppelten Buchführung verpflichtet:

  • Der eingetragene Kaufmann (e.K.)
  • Die offene Handelsgesellschaft (oHG)
  • Die Kommanditgesellschaft (KG)
  • Die Aktiengesellschaft (AG)
  • Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Die UG (haftungsbeschränkt)

Alle Unternehmer, die gewerblich tätig und nicht ins Handelsregister eingetragen sind, müssen ihren Gewinn dagegen nur dann nach der doppelten Buchführung ermitteln, wenn sie im vorangegangenen Jahr einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro erzielt haben oder wenn der Vorjahresgewinn über 60.000 Euro lag.

Tipp: Auch Einzelkaufleute sind ausnahmsweise von der handelsrechtlichen Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 EUR Umsatzerlöse und jeweils 60.000 EUR Jahresüberschuss aufweisen (§ 241a Satz 1 HGB).

Freiberufler sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihren Gewinn nach der doppelten Buchführung zu ermitteln. Für sie genügt in jedem Fall eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR).

Finanzamt muss Wechsel zur doppelten Buchführung anordnen

Wenn sie Ihren Gewinn bislang nach der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt haben und nun erstmals die Umsatz- oder Gewinnhöchstgrenze von 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro überschritten haben, müssen Sie nicht zwingend zum 1.1. des Folgejahrs zur doppelten Buchführung wechseln. Ein Wechsel der Gewinnermittlungsart ist erst vorzunehmen, wenn das Finanzamt Sie per Verwaltungsakt dazu auffordert.

Beispiel: Sie sind Einzelunternehmer, ermitteln Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung und erzielten 2018 erstmals einen Umsatz von 610.000 Euro. Das Finanzamt fordert Sie deshalb im Mai 2019 dazu auf, erstmals zum 1.1.2020 den Gewinn durch doppelte Buchführung zu ermitteln. Folge: 2019 dürfen Sie Ihren Gewinn noch nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

Tipp: Aufgrund der unterschiedlichen Systematik der Gewinnermittlungsarten kann sich durch den Wechsel von der Einnahmen-Überschussrechnung zur Doppik ein Übergangsgewinn ergeben. Diesen Übergangsgewinn müssen Sie in dem Jahr versteuern, in dem Sie zum ersten Mal eine Bilanz aufstellen. Was viele nicht wissen: Sie können beim Finanzamt einen Antrag stellen, dass dieser Übergangsgewinn gestreckt und über drei Jahre verteilt versteuert werden soll.

Die Systematik der doppelten Buchführung

Mit Hilfe der doppelten Buchführung erstellen buchführungspflichtige Unternehmen ihre Bilanz und ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), um so ihren Gewinn für den Jahresabschluss zu ermitteln.

Bei der Gewinnermittlung im Rahmen der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall pro Buchungssatz zweifach erfasst: Einmal im Soll und einmal im Haben (bzw. auf Konto und Gegenkonto). Der im Soll und im Haben gebuchte Wert ist dabei identisch. Analog dazu muss auch die Summer der Aktivseite der Summe der Passivseite entsprechen.

Die doppelte Buchführung setzt dabei das Führen eines Grundbuchs und eines Hauptbuchs voraus: Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Im Hauptbuch werden alle Geschäftsvorfälle zusätzlich sachlich/inhaltlich geordnet.

Tipp: Mit einer handelsüblichen Buchhaltungssoftware müssen Sie ein- und denselben Geschäftsvorfall natürlich nicht mehrfach aufzeichnen. In der elektronischen Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall nur einmal erfasst und von der Software automatisch eine Buchung in die verschiedenen Bücher vorgenommen.

Der Begriff der doppelten Buchführung ist allerdings nicht nur durch die Erfassung auf zwei Konten (Konto und Gegenkonto) und die Erfassung der Geschäftsvorfälle in mindestens zwei Büchern entstanden. Doppelte Buchführung bedeutet außerdem vor allem eine doppelte Ergebnisermittlung. Denn das erzielte Ergebnis lässt sich einerseits durch Bestandsvergleich ermitteln, andererseits auch durch die Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellen.

Aus den verschiedenen Buchungen entsteht durch Abschluss der einzelnen Bestandskonten zum Bilanzstichtag eine Bilanz.

Unterschiede zwischen EÜR und doppelter Buchführung

Zwischen der einfachen Buchführung (der Einnahmen-Überschussrechnung) und der doppelten Buchführung (Bilanzierung) bestehen erhebliche Unterschiede. Diese betreffen vor allem folgende Aspekte:

  • Berechnung: Hier gilt bei der einfachen Buchführung (EÜR) das Zu- und Abflussprinzip. Betriebseinnahmen erhöhen den Gewinn nur bei Vereinnahmung; Betriebsausgaben sind nur bei Verausgabung zu erfassen. Die doppelte Buchführung basiert dagegen auf dem Prinzip der Rechnungslegung. D.h. es müssen sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sowie deren Bezahlung verbucht werden.
  • Inventur: Während der Unternehmer bei der EÜR keine Inventur durchführen muss, ist er bei der doppelten Buchführung zur Inventur verpflichtet.
  • Nebenbücher: Auch hier wird der erhöhte Aufwand sichtbar: Bei einfacher Buchführung sind keine Nebenbücher zu führen, bei der doppelten Buchführung dagegen schon (z.B. Kontokorrentbuch, Lagerbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.)
  • Buchungen: Während bei der einfachen Buchführung nur Aufwendungen und Erträge verbucht werden, sind bei der doppelten Buchführung alle finanz- oder vermögensrelevanten Geschäftsvorfälle auf sogenannte Bestandskonten und Erfolgskonten zu buchen.

Wann ist ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung sinnvoll?

Sind Sie weder nach Handels- noch nach Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichtet, kann es sich dennoch lohnen, den Gewinn mittels doppelter Buchführung zu ermitteln. Dann kommt ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung in Betracht. Das kann beispielsweise in folgenden Fällen sinnvoll sein:

  • Hohe Risiken: Bestehen hohe Risiken aus Garantieverpflichtungen oder droht Ihnen eine Schadensersatzzahlung aus einem laufenden Prozess, können Sie bei der doppelten Buchführung Ihren Gewinn durch Bilanzierung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten steuerwirksam mindern.
  • Auswertungen: Die doppelte Buchführung bringt auch Vorteile bei der Auswertung von Unternehmenszahlen. Durch Plausibilitätskontrollen sind Sie schnell im Bild, wenn eine finanzielle Schieflage droht, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden oder wenn bestimmte Produkte zu Ladenhütern werden.
  • Kreditbedarf: Kreditgeber sind häufig eher bereit, einen Kredit zu gewähren, wenn der Unternehmer eine Bilanz führt. Der Grund: Der Investor kann einer Bilanz erheblich mehr betriebswirtschaftliche und finanztechnische Informationen (Vermögen, finanzielle Risiken etc.) entnehmen als einer Einnahmen-Überschussrechnung. Er kann also besser abschätzen, wie hoch sein Ausfallrisiko ist.

Buchführung einfach erklärt

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