Auslagen absetzen: Was kann ich als selbstständige Unternehmer von der Steuer absetzen?

Nutzen Selbstständige zu Hause einen Raum, der ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, dürfen entweder die kompletten Arbeitszimmerkosten steuerlich abgesetzt werden (Arbeitszimmer ist Mittelpunkt der Tätigkeit) oder ein Pauschbetrag von bis zu 1.260 Euro im Jahr (kein anderer Arbeitsplatz für Büroarbeiten vorhanden). Wichtig: Möchten Sie Ihr Arbeitszimmer absetzen sind die Kosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. 

Wer kein Arbeitszimmer nutzt, sondern seine Büroarbeiten in der Arbeitsecke im Wohnzimmer oder am Küchentisch erledigt, kann die Homeoffice-Pauschale als Auslage steuerlich absetzen. Hier gibt es unter bestimmten Voraussetzungen 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Der Clou: Tatsächliche Kosten müssen nicht nachgewiesen werden.

Wenn Sie für Ihre Tätigkeiten im Homeoffice ein eigenes Arbeitszimmer besitzen, können Sie auch alle Betriebsmittel absetzen, darunter Schreibtisch, Lampen, Drehstuhl und Regale. Hier ist die Regelung allerdings etwas strenger und Sie müssen alle Belege parat haben. 

Wer sich ein Wohnmobil in den Garten stellt und dieses als Büro nutzt, kann mit guten Argumenten die Kosten dafür (anteilig) steuerlich absetzen. Das Wohnmobil darf aber kein Bett enthalten oder Schränke, in denen private Urlaubssachen aufbewahrt werden.

Nutzen Sie die angemieteten Räumlichkeiten zu mindestens 90 Prozent betrieblich, können auch die Nebenkosten für diese Räume gewinnmindernd abgesetzt werden. 

Werden die betrieblich angemieteten Räumlichkeiten für das Personal zu klein oder bietet sich ein Umzug in eine bessere Gegend an, dürfen die damit zusammenhängenden Umzugskosten ebenfalls als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Kaufen Selbstständige betriebliche Computerhardware wie Laptop oder PC oder Software, dürfen die Kosten dafür seit 2021 im Jahr der Zahlung in voller Höhe steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Für Computerhardware und Software gilt eine einjährige Nutzungsdauer. 

Selbstständige dürfen die Ausgaben für „typische“ Berufskleidung als Auslage von der Steuer absetzen. Die Betonung liegt aber auf „typisch“. Steuerlich nicht absetzbar sind also Ausgaben für einen Anzug, die Jeans oder teure Turnschuhe, weil man den ganzen Tag auf den Beinen ist. Wird die typische Berufskleidung gereinigt, dürfen natürlich auch die Reinigungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Die Telefonkosten für betriebliche Anschlüsse und für betriebliche Smartphones dürfen steuerlich abgesetzt werden. Das Finanzamt erwartet aber, dass diese Telefonkosten wegen privater Gespräche gemindert werden. Entweder pauschal um 30 Prozent oder anhand der tatsächlichen nachgewiesenen Kosten. Nutzen Selbstständige private Anschlüsse für betriebliche Telefonate, dürfen ohne Aufzeichnungen pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung, maximal 20 Euro im Monat, als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.

Beim Kauf von beweglichen Gegenständen des betrieblichen Anlagevermögens, die selbstständig nutzungsfähig sind, kommt statt der Abschreibung für die Nutzungsdauer beim Betriebsausgabenabzug der Sofortabzug in Betracht. Allerdings nur, wenn der Kaufpreis für einen Gegenstand netto nicht mehr als 800 Euro beträgt. Man spricht hier von geringwertigen Wirtschaftsgütern – kurz GWG.

Kauft ein Unternehmer einen Gegenstand für das Unternehmen, der abzuschreiben ist, sind für die Abschreibung die Anschaffungskosten maßgeblich. Das ist der Kaufpreis zuzüglich Nebenkosten. 

Jede Art von Werbung für den Betrieb kann vom Gewinn als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Oftmals passieren hier aber Fehler. Denn beschenkt man einen Kunden oder einen Geschäftspartner, ist das auch eine Art von Werbung. Doch hier steht der Geschenkaufwand im Vordergrund. Deshalb sind Geschenke nach § 4 Abs. 7 EStG auf dem Konto „Geschenke“ zu verbuchen. Zum anderen sind Geschenkaufwendungen nur absetzbar, wenn die Kosten je Geschenkempfänger und Jahr netto nicht mehr als 50 Euro betragen. 

Leisten Sie Zahlungen im Rahmen eines Sponsorings, um für Ihr Unternehmen zu werben, sind diese Zahlungen stets als Betriebsausgaben absetzbar. 

Kontoführungsgebühren für betrieblich genutzte Konten sind zu 100 Prozent als abziehbare Betriebsausgaben abziehbar.

Können Sie dem Finanzamt die betrieblichen Gründe für die Gebühren an die GEZ nachweisen, dürfen diese Zahlungen als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Betrieblich veranlasste Reparaturen und daraus resultierende Rechnungen eines Handwerkers sind steuerlich gewinnmindernd absetzbar. Hierbei müssen Sie aber darauf achten, ob Sie die Ausgaben hierfür sofort in voller Höhe absetzen dürfen oder ob Sie die Kosten auf mehrere Jahre verteilen müssen. 

Aufwendungen für Spenden sind im Einzelunternehmen nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Bei Spenden handelt es sich um Sonderausgaben des Einzelunternehmers.

Wer seine Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen für die tolle Arbeit loben möchte, kann ihnen eine rauschende Weihnachtsfeier spendieren. Doch aufgepasst: Betragen die Ausgaben je Teilnehmer mehr als 110 Euro, fällt Lohnsteuer an und die Vorsteuererstattung kippt. Deshalb die Party clever planen und die Kosten je Teilnehmer unter 110 Euro halten. 

Wenn Selbstständige an ihre Mitarbeitenden steuerfreie oder steuerbegünstigte Zuwendungen leisten (Tankgutschein, Übernahme Kindergartengebühren, Inflationsausgleichsprämie, etc.), handelt es sich zweifelsfrei um betriebliche Ausgaben, die sie als Arbeitgeber von der Steuer absetzen können. 

Sind Gewerbetreibende oder Freiberufler außerhalb ihrer Geschäftsräume bei Kunden oder Geschäftspartnern tätig, befinden sie sich steuerlich auf Geschäftsreise (Fachjargon: steuerliche Auswärtstätigkeit). Nutzen sie bei solchen Geschäftsreisen ihren Privat-Pkw, dürfen sie für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent von der Steuer absetzen. 

Muss ein Gewerbetreibender oder ein Freelancer anlässlich einer Geschäftsreise im Hotel übernachten, kann er die nachgewiesenen Übernachtungskosten von der Steuer absetzen. Ist der Ehepartner oder die Ehepartnerin (nicht im Betrieb angestellt) auf der Geschäftsreise mit von der Partie und es fallen Kosten für ein Doppelzimmer an, sind nur die Übernachtungskosten für eine Person steuerlich absetzbar. 

Wer mehr als acht Stunden von den betrieblichen Räumen und von zu Hause betrieblich tätig ist, kann für diese Tage pauschale Betriebsausgaben von der Steuer als Auslagen absetzen. Und zwar eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag und bei Tagen mit einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden sogar 28 Euro pro Tag. 

Werden während der Geschäftsreise Kunden oder Geschäftspartner zum Essen eingeladen, gelten die Steuerspielregeln für Bewirtungsaufwendungen. Es dürfen 70 Prozent der Bewirtungsaufwendungen von der Steuer abgesetzt werden. Voraussetzungen: Auf dem Bewirtungsbeleg ist anzugeben, welche Personen aus welchem Grund eingeladen wurden und die Bewirtungskosten werden getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet. 

Leisten Sie Zuzahlungen für die Altersvorsorge eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, sind diese Zahlungen als Lohnkosten steuerlich absetzbar. Zahlungen in die Altersvorsorge für Sie selbst sind in Ihrer privaten Steuererklärung bis zu bestimmten Höchstbeträgen als Sonderausgaben abziehbar. 

Gönnen sich Gewerbetreibende oder Freiberufler einen betrieblichen Firmenwagen, dürfen sämtliche Pkw-Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Kleiner Wermutstropfen: Für private Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb muss dem Gewinn ein bestimmter Anteil hinzugerechnet werden. Die Ermittlung dieses Korrekturbetrags erfolgt entweder nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs oder pauschal nach der so genannten 1%-Regelung. Unter dem Strich kann also nur der Differenzbetrag zwischen den tatsächlichen Pkw-Kosten und diesem Korrekturbetrag von der Steuer abgesetzt werden. 

Welches Transportmittel sich ein Selbstständiger zulegt, um betriebliche Fahrten zu erledigen, bleibt grundsätzlich ihm oder ihr selbst überlassen. Selbstständige können sich also auch ein E-Bike kaufen und damit betriebliche Fahrten erledigen. Die Ausgaben für das E-Bike können Selbstständige von der Steuer absetzen. Doch wie beim Firmenwagen erwartet das Finanzamt auch hier den Ansatz von Betriebseinnahmen für die Privatnutzung. 

Nutzt ein Selbstständiger für betriebliche Fahrten nachweislich auch öffentliche Verkehrsmittel, kann er die Kosten für das Deutschlandticket (58-Euro-Ticket) selbstverständlich von der Steuer absetzen. Dasselbe gilt, wenn Selbstständige ihren Mitarbeiter das Deutschlandticket als Jobticket zuwenden. 

Bei Leasingraten stellen sich viele die Frage: „Was kann ich als Selbstständiger von der Steuer absetzen?“. Antwort: Es kommt darauf an. Wird das Fahrzeug nur gemietet, kann man die kompletten Leasingraten von der Steuer absetzen. Wird das Fahrzeug dagegen gekauft, ist nur der Zinsanteil aus der Leasingrate steuerlich absetzbar. 

Unternehmer, die nachweislich für betriebliche Fahrten öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können dem Finanzamt auch die Kosten für eine Bahncard als Betriebsausgaben präsentieren.

Wird ein privater Pkw für betriebliche Fahrten genutzt, kann für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 30 Cent abgesetzt werden oder es sind die tatsächlichen Fahrtkosten zu ermitteln. 

Die für einen Firmenwagen entstandene Kfz-Steuer kann als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden.

Fachbücher und Zeitschriften, die nachweislich und ausschließlich zur Ausübung der gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeit gekauft werden, dürfen Selbstständige von der Steuer absetzen. Ein Betriebsausgabenabzug für Tageszeitungen, Wirtschaftsmagazine und für Romane scheidet dagegen in der Regel aus. 

Selbstständige dürfen die Kosten für Ihren Messeauftritt von der Steuer absetzen. Grundsätzlich kommen alle Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit einem Messeauftritt entstehen, für den Betriebsausgabenabzug in Betracht.

Fortbildungskosten können Selbstständige nur dann problemlos von der Steuer absetzen, wenn die Fortbildung nachweislich für die betriebliche Tätigkeit nutzbar ist. Kosten für allgemeinbildende Seminare (z.B. Persönlichkeitsbildung) dürfen dagegen nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. 

Alle Versicherungsbeiträge, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen, dürfen von Selbstständigen von der Steuer abgesetzt werden.

Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung für Mitarbeitende dürfen zu 100% von der Steuer abgesetzt werden.

Wird ein Darlehen aus betrieblichen Gründen aufgenommen, dürfen nur die Zinsaufwendungen von der Steuer abgesetzt werden, nicht dagegen der Tilgungsanteil. 

Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner dürfen nur bis zu netto 50 Euro je Empfänger und Jahr von der Steuer abgesetzt werden (bis Ende 2023: 35 Euro). Bei höheren Kosten kippen der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug. Wichtig: Diese Geschenkaufwendungen sind getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. 

Nehmen Selbstständige die Hilfe eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin in Anspruch, sind die Beratungskosten für die betriebliche Beratung von der Steuer absetzbar. 

Fallen vor der Aufnahme der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit Ausgaben an, können diese bereits als so genannte „vorweggenommene“ Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Das bedeutet: Die Ausgaben können mit anderen Einkünften oder mit den späteren Gewinnen steuersparend verrechnet werden. 

• Mitgliedsbeiträge bei der IHK oder Handwerkskammer
  Diese Beiträge sind in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Sie werden als notwendige Kosten für Ihre geschäftliche Tätigkeit angesehen.
• Beiträge zu Berufsverbänden
  Wenn Sie Mitglied in einem Berufsverband sind, können diese Kosten vollständig abgesetzt werden. Sie müssen lediglich nachweisen, dass die Mitgliedschaft beruflich begründet ist.
• Beitrag zur Berufsgenossenschaft
  Als Unternehmer sind Sie in der Regel verpflichtet, Beiträge zur Berufsgenossenschaft zu leisten. Diese können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.