Einnahmen

Eine häufig gestellte Frage, die wir Ihnen aber nicht 1:1 genauso beantworten können, ist die Frage: “Wer macht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR)?”. Grundsätzlich ist der Begriff “Einnahmen-Ausgaben-Rechnung” nämlich sehr vage gewählt. Die Aufrechnung von sämtlichen Einnahmen und sämtlichen Ausgaben geschieht durch die Buchführung.

Wenn Sie sich diese Frage aber grundsätzlich stellen, so muss es heißen: “Wer macht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung”? Hierbei handelt es sich um die EÜR – eine EAR gibt es nicht. Die EÜR fertigen alle Unternehmer an, die keine Bilanz, also keinen Betriebsvermögensvergleich anfertigen. Das bedeutet, dass eine EÜR angefertigt wird von Nichtkaufleuten, also von Kleingewerbetreibenden mit einem Jahresgewinn unter 80.000,00Euro und/oder einem Jahresumsatz unter 800.000,00 Euro – und außerdem von allen Freiberuflern unabhängig vom Jahresumsatz.

Einnahmen und Ausgaben stammen aus dem Rechnungswesen und sind begrifflich eigentlich selbsterklärend. Allerdings werden Sie hin und wieder mit Einzahlungen und Auszahlungen oder Erträgen und Aufwendungen verwechselt.

Damit haben sie aber nur im weiteren Sinne zu tun, denn Ein- und Auszahlungen beschreiben Bewegungen auf einem Bankkonto bzw. in einer Kasse. Erträge und Aufwendungen hingegen sind die Summe der betriebswirtschaftlichen Leistungen eines Unternehmens.

Die Grenze zu Einnahmen und Ausgaben ist fließend, aber per Definition sind Einnahmen und Ausgaben etwas anderes und grenzen sich von den oben genannten Begriffen ab.

Sobald betrieblich erzielte Einnahmen den Vorgaben des § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) entsprechen, sind diese von der Steuer befreit. Der Paragraf bezieht sich vorrangig auf Leistungen an Arbeitnehmer, die steuerfrei gestellt werden können. Dazu zählen unter anderem:

• Erstattungen von Werbungskosten
• Lohnersatzleistungen
• Leistungen zur Zukunftssicherung

Dabei gilt: Werbungskosten können nur erstattet werden, wenn es sich um sogenannte natürliche Werbungskosten, im Sinne des § 9 Abs. 1 EstG, handelt. Prüfen Sie im Vorfeld sorgfältig, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um eine Steuerfreiheit geltend zu machen. Die entsprechenden Regelungen finden Sie in § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG.

Darüber hinaus gelten folgende Einnahmen ebenfalls als steuerfrei:

• Renten aus der gesetzlichen Unfallversicherung
• Schmerzensgeldrenten
• Schadensersatzrenten

Letztere stellen einen Ausgleich für erhöhte Bedürfnisse dar. Dabei handelt es sich regelmäßig um Leistungen, die aufgrund der Beeinträchtigung persönlicher Rechtsgüter gewährt werden (z. B. bei dauerhaften Gesundheitsschäden). Diese sogenannten Mehrbedarfsrenten zählen grundsätzlich nicht zum steuerpflichtigen Einkommen.

Zuflüsse in Geld oder Geldeswert zählen grundsätzlich zu den sogenannten Überschusseinkünften. Dabei ist zwischen Geldleistungen und geldwerten Vorteilen, insbesondere in Form von Sachbezügen, zu unterscheiden. Als geldwerte Vorteile gelten Zuwendungen, die nicht in bar, sondern in Form von Sach- oder Nutzungsleistungen erbracht werden – zum Beispiel:

• körperliche Gegenstände (Sachen)
• Rechte (z. B. Nutzungsrechte)
• Dienstleistungen oder sonstige Leistungen
• Nutzungsmöglichkeiten
• Zuwendungen durch Dritte

Eine steuerliche Erfassung ist nur dann möglich, wenn diese Zuwendungen zu einer wirtschaftlichen Bereicherung führen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, stammt aus der einfachen Buchführung. In dieser listen Sie in vereinfachter Form die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens auf und stellen sie zur Ermittlung der Einkünfte gegenüber.

Alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Ermittlung des Gewinns anwenden, müssen Aufzeichnungen über folgende Punkte führen:

• eine Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben aus dem Betrieb
• eine Registrierkasse (sofern vorhanden)
• ein Wareneingangsbuch (sofern Waren eingekauft werden)
• ein Anlagenverzeichnis
• ein Lohnkonto (sofern Angestellte beschäftigt werden)
• Aufzeichnungen der Umsatzsteuer

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss nicht all diese Punkte beinhalten. Zum Beispiel braucht nicht jedes Unternehmen eine Registrierkasse oder ein vergleichbares elektronisches Aufzeichnungssystem für die Bareinnahmen. Das ist erst dann vorgeschrieben, wenn die jährlichen Barbeträge einen Wert von 7.500,00 Euro übersteigen oder der Jahresumsatz des Unternehmens über 15.000,00 Euro liegt.

Wenden Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an, sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Inventur zu machen. Sie müssen aber alle Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen, um die Einkünfte korrekt zu verbuchen und steuerlich zu dokumentieren. 

Zu den Betriebseinnahmen zählen dabei unter anderem:

• Verkauf von Sachgütern
• Eingenommene Umsatzsteuer
• Auflösung von Rücklagen
• Allgemeine Betriebseinnahmen nach ermäßigtem Steuersatz oder steuerbefreite Einnahmen

Zu den Betriebsausgaben zählen zum Beispiel:

• Löhne und Gehälter
• Erworbene Dienstleistungen
• Wareneinkäufe
• Abziehbare Vorsteuer
• Miete
• Pkw-Kosten
• Energiekosten
• Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
• Umsatzsteuer

Die meisten Unternehmen führen ein Kassenbuch, um alle Belege zu sammeln, die für die Erstellung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benötigt werden.

Eine EÜR übermitteln Sie im Rahmen einer Steuererklärung an das Finanzamt. Für die EÜR gibt es ein Formular auf dem Online-Portal ELSTER, das wir uns einmal genauer anschauen. So sehen Sie, was bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung alles zu beachten ist. Das Formular für die EÜR besteht aktuell aus sieben Seiten, die teilweise recht umfang-reich sind.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gehört zur einfachen Buchführung. Das bedeutet, dass sie nur von Unternehmen und Selbstständigen zur Ermittlung des Gewinns genutzt werden darf, die nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen. 

Zur doppelten Buchführung und somit auch zum Sammeln von Belegen sind Sie, wie oben erwähnt, dann verpflichtet, wenn: 

• Ihr Jahresumsatz über 800.000,00 Euro liegt
• Ihr Jahresgewinn 80.000,00 Euro übersteigt

Für landwirtschaftliche Betriebe gilt dabei eine Ausnahme, denn da ist auch der Wert der Nutzfläche zu berücksichtigen. Liegt der Nutzflächenwert unter 25.000,00 Euro, sind Landwirte von der doppelten Buchführung befreit, unabhängig von Jahresumsatz und Gewinn. 

Außerdem müssen alle Unternehmen mit einem Handelsregistereintrag doppelt buchführen. Auch dabei spielt dann der Gewinn bzw. Umsatz keine Rolle mehr. 

Die anerkannten Freiberufe sind immer von der doppelten Buchführung ausgenommen, auch wenn Umsatz und Gewinn steigen. 

Die Befreiung von der Pflicht bedeutet aber nicht, dass Sie keine doppelte Buchführung machen dürfen. Das kann unter gewissen Umständen durchaus sinnvoll sein, etwa: 

• wenn Sie mit einem wachsenden Unternehmen rechnen und bald die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten
• wenn Sie viele Kunden betreuen und mehr Transparenz benötigen
• wenn Sie größere Investitionen planen oder Fremdkapital aufnehmen möchten

Die Erstellung einer Jahresabschlussbilanz ist sehr viel aussagekräftiger und übersichtlicher als eine EÜR. Mögliche Investoren wollen zuvor einen übersichtlichen Blick auf Ihr Unternehmen werfen. Den kann eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Ihnen nicht bieten. 

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße oder bei bestimmten Planungen sollten Sie sich also überlegen, auf die doppelte Buchführung und die Erstellung einer Bilanz zu wechseln, um die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens in Relation zueinander zu setzen.