Gehaltsabrechnungen korrekt erstellen: Wichtige Infos und Tipps

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen. Denn Sie brauchen sie auch, um die Einkommensteuer korrekt zu berechnen. Das Formular zeigt die Höhe des Brutto- und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge:

• Lohnsteuer,
• Solidaritätszuschlag,
• ggf. Kirchensteuer und
• Abgaben zur Sozialversicherung (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung).

Aus diesem Grund dient die Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht als wichtiger Einkommensnachweis für Dritte, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber bei Bedarf vorlegen können.

Eine Gehaltsabrechnung erstellen Sie grundsätzlich nach diesem Schema:

1. Gesamtbruttolohn ermitteln,
2. Anfallende Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen,
3. Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln,
4. Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen und
5. Auszahlungsbetrag ermitteln.

• Versicherungspflicht der Angestellten prüfen
• Angestellte bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse fristgerecht an- und abmelden
• Versicherungsnummern für Arbeitnehmer bei der Krankenkasse beantragen
• Sozialabgaben (Renten-, Kranken- Pflege- und Arbeitslosenversicherung) berechnen und fristgerecht überweisen
• Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung melden
• Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten erstellen
• Beschäftigte bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden
• Gehalt der Angestellten bei Krankheit bzw. im Mutterschutz weiter ausbezahlen.

Die beiden Begriffe werden genau wie Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung häufig synonym gebraucht. Lohn bzw. Gehalt bezeichnet grundsätzlich die Bezahlung eines Angestellten für dessen geleistete Arbeit. Allerdings kann man hier noch weiter differenzieren:

• Lohn: Den Lohn berechnen Sie auf Grundlage der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit eines Angestellten. Meist erhalten beispielsweise Schreiner Lohn von ihrem Arbeitgeber. Je nach Umfang der geleisteten Stunden bzw. je nach Monat kann die Höhe des Auszahlungsbetrags dementsprechend schwanken.
• Gehalt: Hierunter versteht man einen Festbetrag, den Sie monatlich auf das Konto des oder der Angestellten überweisen. Egal, wie viele Überstunden er oder sie gearbeitet oder wie viele Tage ein Monat hat – das Gehalt bleibt immer gleich.

Wenn Sie eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie vermerken, wie Sie den Angestellten bezahlen. Es gibt aber keinen gravierenden Unterschied zwischen den beiden Formularen. Je nachdem ob Sie Ihre Beschäftigten mit Lohn oder Gehalt entlohnen, müssen Sie in der Abrechnung jeweils alle erforderlichen Informationen und Pflichtangaben korrekt aufführen.

Diese Übersicht zeigt, dass Arbeitnehmer durchschnittlich 59 % des Bruttogehalts als Nettogehalt erhalten. Wie hoch die Abgaben bei jedem Einzelnen sind, steht auf der Gehaltsabrechnung.

Folgende Posten müssen Sie berücksichtigen, wenn Sie das Gehalt berechnen:

• Lohnsteuer: Alle deutschen Arbeitnehmer müssen monatlich Lohnsteuer abführen. Deutschland hat die Lohnsteuer progressiv aufgebaut. Das heißt, dass der Steuersatz steigt, wenn das Gehalt steigt. Im Jahr 2026 liegt der Eingangssteuersatz bei 14 %, der Spitzensteuersatz bei 42 % und der Höchststeuersatz bei 45 %. Sie finden diese Werte in der jeweils geltenden Einkommensteuer-Grundtabelle. Wenn Sie die Lohnsteuer berechnen, ist ein weiteres entscheidendes Kriterium die Lohnsteuerklasse:

Eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest. Die Sozialversicherungen beziehen sich prozentual auf diesen Betrag, wenn sie die Beiträge berechnen. Das heißt: Den Anteil, den ein Arbeitnehmer über dem Höchstbetrag verdient, berücksichtigen die Sozialversicherungen dabei nicht. Jedes Jahr beschließt die Bundesregierung jeweils einen Höchstbetrag für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei der Rentenversicherung unterscheidet die Bundesregierung bei der Beitragsbemessungsgrenze immer noch zwischen Ost und West.

Dieses Schema einer Gehaltsabrechnung gibt Ihnen Aufschluss über folgende Punkte:

1. Personenbezogene Daten Arbeitnehmer: Hier befinden sich die erforderlichen Daten des Angestellten, wie zum Beispiel das Eintrittsdatum ins Unternehmen, das Geburtsdatum, die Krankenversicherung, die Steuerklasse oder die Steuertage.

2. Urlaub: An dieser Stelle listet die Gehaltsabrechnung den aktuellen Stand des Urlaubsanspruchs auf.

3. Anschrift von Arbeitnehmer und Arbeitgeber

4. Brutto-Bezug: Hier geben Sie sowohl die Lohnart als auch den Brutto-Betrag an. Je nach Arbeitsvertrag kommen noch weitere Beträge hinzu. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil),
• Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld,
• Sachbezüge (z. B. Pkw-Nutzung),
• Abfindungen,
• Feiertags- und Wochenendzuschläge,
• Jubiläumszuwendungen,
• Leistungsprämien,
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall,
• Lohnnachzahlungen,
• Tantiemen und
• Überstundenzuschläge.

5. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abzüge: Dieser Teil listet die gesetzlichen Abzüge im Bereich Steuer und Sozialversicherung auf.

6. Nettoentgelt: Das Nettoentgelt ist der Betrag, der nach den gesetzlichen Abzügen vom Bruttogehalt übrigbleibt. Dieser ist nicht immer identisch mit dem Auszahlungsbetrag.

7. Netto-Bezüge/ Netto-Abzüge: Hier führen Sie Zuschüsse vom Arbeitgeber und Abzüge auf, die den Arbeitnehmer betreffen. Sie vermindern oder erhöhen den Auszahlungsbetrag.

8. Auszahlungsbetrag: An dieser Stelle der Gehaltsabrechnung steht der Betrag, den Sie tatsächlich am Ende des jeweiligen Monats auszahlen.

9. Abgelaufene Jahreswerte: Diese Übersicht zeigt sämtliche Brutto-Werte und Beträge der gesetzlichen Abzüge, die bis zum Zeitpunkt der Gehaltsabrechnung im laufenden Abrechnungsjahr angefallen sind.

10. Bankverbindung des Mitarbeiters zur Auszahlung des monatlichen Gehalts

11. Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung: Die Fußzeile enthält Erklärungen zu allen Abkürzungen, die auf der Lohnabrechnung erscheinen. Außerdem finden Sie hier den Hinweis, dass Sie die Entgeltbescheinigung nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt haben.

Hin und wieder schleicht sich vielleicht einmal ein Rechenfehler ein. Dadurch ziehen Sie einem Mitarbeiter beispielsweise zu hohe oder zu niedrige Steuerbeträge vom Verdienst ab. Zwar dürfen Sie bei der Gehaltsabrechnung als Arbeitgeber so entstandene Fehler innerhalb von drei Monaten korrigieren und rückwirkend korrekt verrechnen, allerdings kommt dann zeitintensiver Papierkram auf Sie zu.

Um die Gehaltsabrechnungen Ihrer Angestellten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Die Abrechnungen auslagern (z. B. an ein externes Lohnbüro oder einen Steuerberater).
• Die Gehaltsabrechnung selbst erstellen (z. B. in einer eigenen Abteilung für die Lohnbuchhaltung oder mit spezieller Lohnsoftware).

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – Sie sollten Ihre Gehaltsabrechnungen in jedem Fall pünktlich erstellen. Andernfalls kann das zu Frust und Motivationsmangel bei Ihren Mitarbeitern bzw. sogar zu einer Klage vor dem Arbeitsgericht führen.

Die Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und komplex. Deshalb gehört sie in den meisten Unternehmen zu den eher ungeliebten Aufgaben. Hinzu kommt, dass Firmeninhaber oft nicht das nötige Know-how besitzen, um monatlich eigenständig abzurechnen. Daher sehen viele Betriebe die geeignetere Alternative darin, die Gehaltsabrechnung auszulagern. Hierfür geben sie die Arbeit zum Beispiel an einen externen Experten:

• Steuerberater
• Lohnbuchhalter
• Online-Lohnbüro

Die Gehaltsabrechnung auszulagern, kann für größere Unternehmen mit dem entsprechenden Budget eine echte Erleichterung sein. Viele Steuerberater und Lohnbüros arbeiten mit DATEV – einer Software, die vor allem auf die Bedürfnisse von Steuerkanzleien und größeren Firmen zugeschnitten ist. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist DATEV jedoch oft zu komplex und teuer. Eine Alternative bietet Lexware lohn+gehalt: Die Software richtet sich gezielt an Betriebe mit bis zu 50 Mitarbeitern, die ihre Lohnabrechnung einfach und eigenständig erledigen möchten – ohne tiefgehendes Fachwissen. Dank der integrierten DATEV-Schnittstelle können Sie Ihre Daten bei Bedarf trotzdem direkt an Ihren Steuerberater übermitteln.

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, externe Fachleute zu engagieren, die Ihre Gehaltsabrechnungen erstellen, dann beachten Sie, dass dieser Service mit hohen Kosten verbunden ist. Dafür können Sie sich durch das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sicher sein, dass Sie keine Gesetzesänderungen verpassen. Vorausgesetzt natürlich, Sie geraten an einen zuverlässigen Lohnservice, wie es zum Beispiel bei Ihrem Steuerberater der Fall ist. Sobald Sie die Gehaltsabrechnung in fremde Hände geben, betrifft das ebenfalls hochsensible Mitarbeiterdaten. Wählen Sie externe Fachleute daher immer mit Bedacht aus.

Oft kann eine interne Lösung für die Gehaltsabrechnung sinnvoll sein. Sie können diese Option für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen:

• Sie haben gerade erst gegründet bzw. leiten ein kleines Unternehmen. Sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden hält sich noch in Grenzen und Ihnen fehlt es am nötigen Kleingeld, um die Gehaltsabrechnung auszulagern.
• Sie möchten die Kosten in Ihrem Betrieb reduzieren, um erfolgreich zu bleiben. Im Zuge dessen bringt es für Ihre Firma finanzielle Vorteile mit sich, wenn Sie die Gehaltsabrechnung selbst erstellen.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie sich ernsthaft darüber nachdenken, Ihre Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Excel-Tabellen: Wer Grundkenntnisse mitbringt, wie man Gehälter abrechnet, und sich mit Excel auskennt, kann das Programm nutzen, um Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen.
• Lohnrechner: Sie haben die Möglichkeit, spezielle Lohnrechner im Internet zu verwenden, welche Ihnen das Gehalt Ihrer Beschäftigten online ausrechnen.
• Gehaltsabrechnungsmuster: Sie sind dafür verantwortlich, alle Lohndaten Ihrer Angestellten in einer Abrechnung einzutragen und ihnen diese anschließend auszuhändigen. Damit darauf alle wichtigen Informationen und Pflichtangaben enthalten sind, können Sie zum Beispiel vorgefertigte Vorlagen aus dem Web für die Gehaltsabrechnung verwenden.

Kleinbetriebe mit 1 bis 3 Mitarbeitern können fertige Vorlagen als Alternative zu einem Lohnprogramm verwenden. Dann sollten allerdings folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die Bruttogehälter bleiben das gesamte Jahr hindurch gleich. Lediglich das Datum für den jeweiligen Monat müssen Sie dann anpassen.
• Ein Steuerberater hat zu Jahresbeginn alle Eingaben und Ergebnisse überprüft. Achtung: Dafür entstehen Kosten, die Sie einkalkulieren müssen.
• Bei jedem Jahreswechsel besorgen Sie sich beim Finanzamt und den Sozialkassen alle neuen Berechnungsschlüssel und passen die Formulare entsprechend an.

Sobald sich das Gehalt ändert, stehen der Zeitaufwand, um die Formulare erneut anzupassen, und die geringe Kostenersparnis im Vergleich zu einer Lohnbuchhaltungssoftware in keinem Verhältnis mehr. Wirklich flexibel, rechtssicher, stets aktuell und erheblich komfortabler sind Gehaltsabrechnungen, die ein Lohnbuchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

Wenn Sie die passende Lohnsoftware wählen, achten Sie darauf, dass diese alle Basis-Funktionen enthält, die Sie brauchen, um sämtliche gängigen Beschäftigungs- und Lohnarten in Ihrem Betrieb leicht abzurechnen. Neben Angestellten mit einem festen Monatsgehalt gehören unter anderem diese Sonderfälle dazu:

• Minijobs,
• öffentlicher Dienst,
• Geringverdiener,
• Gleitzone im Niedriglohnbereich,
• Mehrfachbeschäftigte und
• Praktikanten.

Als Arbeitgeber verpflichtet Sie der Gesetzgeber, den zuständigen Ämtern und Sozialversicherungsträgern alle Änderungen in den Beschäftigungsverhältnissen Ihrer Angestellten sofort mitzuteilen:

• Neueinstellungen,
• Kündigungen,
• Krankheitsfälle und
• Mutterschutz.

Hierfür besitzen Programme wie Lexware Office Lohn & Gehalt ein integriertes Meldeverfahren, mit dem Sie Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen und sonstige Bescheinigungen bequem an die zuständigen Behörden übermitteln. Außerdem bietet Ihnen unser Programm die Möglichkeit, die Stamm- und Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter zentral und effizient zu verwalten, um die digitalen Gehaltsabrechnungen noch einfacher zu erstellen.

Viele Software-Lösungen punkten beispielsweise nicht nur mit allen wichtigen Funktionen für gesetzlich korrekte Gehaltsabrechnungen, sondern auch mit zahlreichen praktischen Zusatz-Features. Hierzu zählen unter anderem Schnittstellen für den Datenimport und -export. Zum Beispiel ist unsere Gehaltssoftware Lexware lohn+gehalt mit ELSTER und ELStAM ausgestattet, damit Sie komfortabel Daten mit dem Finanzamt oder Ihrem Steuerberater austauschen können.

ELStAM bietet Ihnen als Arbeitgeber den Vorteil, dass Sie Ihre Angestellten elektronisch in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern anmelden können. Dank der dort zentral gespeicherten Steuerabzugsmerkmale können Sie den Lohnsteuerabzug Ihrer Mitarbeiter bequem berechnen. Via ELSTER haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteuer Ihrer Angestellten an das Finanzamt zu übermitteln.

Die monatlich fälligen Sozialabgaben ziehen hingegen die gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ein. Hierfür besitzt die Software für Gehaltsabrechnungen ein GKV-Zertifikat. Dieses garantiert Ihnen, dass die Software alle Beiträge sicher an die zuständigen Behörden übermittelt. Dank regelmäßiger Updates können Sie sich außerdem darauf verlassen, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung arbeiten und die aktuellen Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherungsträger berücksichtigen.